Wij investeren in het versterken van vaardigheden van medewerkers om een goed gesprek met inwoners en partners in de stad te kunnen voeren. Een open gesprek op basis van gelijkwaardigheid, met respect voor elkaars belangen en met de intentie om dilemma’s beter te begrijpen zien wij als voorwaarde om als gemeente goed te functioneren.

Mediationvaardigheden
We hebben negen geregistreerde interne mediators opgeleid die sinds oktober 2018 onder de beschermende werking van een door het college vastgesteld statuut werken. Hiermee is hun rol en inzet in de organisatie als onafhankelijk gespreksbegeleider en mediator geborgd. Daarnaast geven zij binnen de organisatie workshops aan medewerkers in het kennismaken met en het toepassen van mediationvaardigheden in hun contact met de inwoners van de stad.

Schrijfvaardigheden: Helder Zaans!
In 2019 zijn we gestart met het versterken van de vaardigheden van medewerkers om helder, open en vriendelijke en op de ontvanger gerichte brieven te schrijven aan onze inwoners en  bedrijven. Er worden trainingen gegeven en binnen de organisatie worden taalcoaches opgeleid. Dit traject heeft de naam Helder Zaans! en wordt einde van het jaar geëvalueerd.

Doel 2: De organisatie van Zaanstad stuurt op betrouwbaarheid van haar handelen

De eisen die de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) stelt, bevinden zich inmiddels op het wettelijke basis niveau. Onze ambitie ligt hoger en de prioriteit blijft dan ook in 2019 gericht op verdere optimalisatie van de privacy-organisatie en het bewustzijn van privacy.

Daarnaast zijn wij gestart met het project implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. Deze wetswijziging betekent dat het college vanaf het boekjaar 2021 zelf verantwoording gaat afleggen over de financiële rechtmatigheid in de jaarstukken. Nu geeft de accountant nog een verklaring af over de getrouwheid en de rechtmatigheid bij de jaarrekening.  De nieuwe rechtmatigheidsverantwoording wordt ondertekend door het college en besproken met de raad. De verantwoording wordt opgenomen in de jaarrekening.

Doel 3: De organisatie van Zaanstad heeft een maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering

Duurzaamheid
Bij het aangaan of verlengen van inkoopcontracten wordt, samen met externe leveranciers, onderzocht waar we de interne organisatie verder kunnen verduurzamen. Wij onderzoeken hoe we daar met het verminderen van voedselverspilling in het bedrijfsrestaurant, het verhogen van de kwaliteit van afvalscheiding en het gerichter inkopen van kantoorartikelen aan bij kunnen dragen. Daarnaast wordt de (tl)verlichting in het stadhuis vervangen, waardoor we energie besparen.

Per januari is een adviseur duurzaamheid Inkoop gestart. Bij iedere Europese aanbesteding wordt in beeld gebracht wat het potentieel is op het gebied van duurzaamheid en wordt in overleg met opdrachtgever een bewuste keuze gemaakt op welke wijze in te zetten op duurzaamheid.

In 2019 worden in ieder geval vier Europese trajecten circulair en klimaatneutraal in de markt gezet. De adviseur Duurzaamheid Inkoop participeert in de projectgroep Circulair Inkopen van de MRA en levert hiermee een inhoudelijke bijdrage aan de Roadmap Circulair Opdrachtgeverschap die in juni gepresenteerd wordt aan de deelnemende organisaties.

SROI
Het eerste kwartaal is versterkt geïnvesteerd in de samenwerking van de ketenpartners Gemeente/Werkom/ Werkgeversservicepunt. Bij iedere Europese aanbesteding wordt met een kansenkaart de mogelijkheden van social return on investment (SROI) in beeld gebracht.

Duurzame arbeidsrelaties
Zaanstad hanteert dat vast werk door vaste medewerkers wordt uitgevoerd. Dit zien wij ook vertaald in de bezetting en wordt onder ‘Onze mensen en middelen’ verder toegelicht. Daarnaast blijven wij werken aan een inclusieve gemeentelijke organisatie waarbij de samenwerking met Werkom intensief is. Bij Openbare Ruimte heeft inclusiviteit structurele invulling gekregen.

Het werven, selecteren, binden en boeien van medewerkers wordt in deze competitieve arbeidsmarkt steeds belangrijker en vraagt een andere manier van recruitment. In de afgelopen periode hebben wij daarom onder meer het wervingsevent voor stedelijke functies georganiseerd. Ook de succesvolle doelgroep gerichte werving van energie pioniers was zeer succesvol. We hebben met partners afspraken gemaakt over het gezamenlijk vormgeven van traineeplekken voor jonge afgestudeerden, waarbij de trainee een opdracht bij Zaanstad verricht. Door met partners samen te werken, kunnen we op korte termijn traineeplekken realiseren waarbij voldoende aandacht is voor begeleiding van de trainees. Ook de deelname aan de MRA traineepool zetten we voort.

Doel 4: De organisatie van Zaanstad werkt aan diversiteit voor betere oplossingen bij maatschappelijke vraagstukken

Diversiteit en waardering voor diversiteit zijn belangrijke voorwaarden om vraagstukken vanuit verschillende invalshoeken te bekijken. Geconstateerd is dat in de ambtelijke organisatie van Zaanstad verbetering nodig is op het gebied van culturele diversiteit. De Universiteit van Tilburg heeft onderzoek gedaan naar de knelpunten voor culturele diversiteit. Begin 2019 is dit onderzoek opgeleverd. De aanbevelingen van dit onderzoek zijn in het voorjaar van 2019 uitgewerkt. Over de resultaten van het onderzoek en de maatregelen wordt de raad op zo kort mogelijke termijn geïnformeerd, onder meer door een toelichting van de professor die het onderzoek heeft geleid.

Doel 5: De organisatie van Zaanstad benut de mogelijkheden van data gestuurd werken

Op vele gebieden wordt de informatiehuishouding van de gemeente verbeterd, zodat we deze kunnen inzetten bij de maatschappelijke opgaven en de ontwikkeling van de stad. Zo zijn er nieuwe applicaties ontwikkeld in het maatschappelijk domein, voor zowel WMO als PGB. Ook bij funderingsherstel en beheer van de openbare ruimte wordt het gebruik van informatie in de primaire processen verbeterd. Op dit moment is algemene funderingsinformatie toegankelijk op de website. Inwoners kunnen straks hun gedetailleerde funderingsrapport op de website inzien.  
Er is een ‘dashboard Burger’ voor de interne organisatie in gebruik genomen. Hiermee kunnen beleidsmedewerkers en onderzoekers direct beschrijvende analyses uitvoeren rond een maatschappelijk vraagstuk, waar dat voorheen vier tot acht weken in beslag nam.
De ambities met het Data lab waar met maatschappelijke partners aan vraagstukken wordt gewerkt worden verder uitgewerkt.

Doel 6: De organisatie werkt samen aan integrale opgaven door Agile te werken

Agile werken draagt bij aan speerpunten vanuit organisatie ontwikkeling: integraal samenwerken langs de opgave en leren en reflecteren in het werk. In de eerste maanden van 2019 is het opleidingsaanbod van Zaanstad uitgebreid met twee trainingen op het gebied van Agile en Scrum. De komende maanden wordt bekeken hoe de principes van Agile werken onze organisatie verder zou kunnen helpen bij de verschillende opgaven waar we als organisatie voor staan.