Voorop staat het uitgangspunt dat waar vast werk is, we mensen vast in dienst willen nemen. Tegelijk is het voor een aantal functies strategisch nodig om in te huren.

Formatie (toegestane begroting omgerekend naar fte (36 uur)

Vanaf de begroting 2019 tot nu aan de Voorjaarsnota heeft een aantal ontwikkelingen geresulteerd in de hierboven gepresenteerde cijfers. De formatie groeit met 38 fte. De groei volgt uit de extra capaciteit uit het coalitie-akkoord (zoals versnelling woningbouw, energietransitie en aanpak ondermijning) en kleine (individuele) mutaties bij Vergunningencentrum, Post & archiefzaken, Juridische Zaken en House of Skills. Tegenover deze uitbreiding staat de reductie van de organisatie door de overgang van gemeentepersoneel per 1 april jl. (24 fte) naar Werkom en door de  invulling van resterende taakstellingen.

Bezetting (aantal daadwerkelijke medewerkers omgerekend naar fte (36 uur)

Tussen formatie en bezetting zit een verschil. Dit verschil tussen formatie en bezetting bestaat  hoofdzakelijk uit op dit moment in de wervingsprocedure zittende openstaande (46) vacatures en aankomende vacatures die nog in voorbereiding zijn.

De bezetting in fte is ten opzichte van de primaire begroting gestegen met 31 fte. Dit sluit aan bij de afspraken die in het coalitieakkoord gemaakt zijn om de inhuur te verminderen en vast werk door vaste medewerkers te laten uitvoeren (omzetting van inhuur naar dienstverband).

Tegelijk blijft de organisatie slank afgezet tegen de groeiende omvang van de stad en de toenemende complexiteit van de opgaven. Uit de benchmark Personeelsmonitor A&O fonds 2017 blijkt dat Zaanstad 7,3 medewerkers per 1000 inwoners heeft, waar andere 100.000+ gemeenten (excl. G4) er 7,7 hebben, en alle gemeenten gemiddeld 8,3. Dit maakt dat we aandacht moeten hebben voor de belasting van medewerkers. Wij zien bijvoorbeeld dat het verzuim, ondanks inspanningen, onverminderd hoog blijft.

Inhuur

*Het bedrag dat hier staat vermeld, is de weergave van het op moment van opstelling van de begroting, reeds gecontracteerde of in de orderadministratie opgenomen inhuur.

** Het bedrag dat hier staat vermeld, is de weergave van het op moment van opstellen van de voorjaarsnota , reeds gecontracteerde of in de orderadministratie op genomen inhuur.

Beide zijn daarmee niet een volledige en realistische prognose.

*** Deze prognose is berekend door op de realisatie tot en met april 2019 het patroongemiddelde van de afgelopen 5 jaar toe te passen. Hierbij wordt het totale capaciteitsbudget niet overschreden.

Waar we inhuren, willen we dat realistisch begroten om niet voor verrassingen te staan.
We maken daar stappen in, maar we zijn er nog niet. We werken aan het proces om dat beter in beeld te krijgen. In de tabel zijn de kosten voor inhuur opgenomen die we met zekerheid kunnen voorspellen.

Uiteraard sturen we er op dat we financieel gezien met de inhuur, ook met onvoorziene inhuur die we later dit jaar nog kunnen verwachten (op basis van de ervaring), binnen de toegekende capaciteitsbegroting blijven. Het bedrag dat wij aan inhuur uitgeven zal hoger uitkomen dan onder ‘Begroting voorjaarsnota 2019’ staat gemeld. Een grove technische doorrekening op basis van de realisaties in de afgelopen jaren laat zien dat de totale externe inhuur mogelijk oploopt tot € 18,5 miljoen in 2019. bij de najaarsrapportage zijn meer realisatiecijfers bekend en zal een nauwkeuriger inschatting te maken zijn. NB. Alle (nog te maken) kosten zijn altijd gedekt vanuit andere budgetten, zoals vacatureruimte of materiële budgetten.

* Het percentage dat hier staat vermeld is de prognose voor 2019

** Het percentage dat hier staat vermeld, is de weergave van het op moment van opstellen van de voorjaarsnota , reeds gecontracteerde of in de orderadministratie op genomen inhuur. Deze laatste is daarmee niet een volledige en realistische prognose.

Om capaciteit goed in te kunnen zetten waar dat (soms plotseling) nodig is in de ontwikkelingen in de stad, maar ook bij onvoorziene drukte of uitval in de organisatie, zetten we inhuur in als flexibele schil.

Strategische inhuur

Op een aantal plekken wordt om strategische redenen langdurig ingehuurd. Het gaat hier dan om functies die seizoensgebonden zijn (brugwachters) of die in de avonduren en in de weekenden worden ingezet (jeugdboa’s), fiscaal parkeercontroleurs of bijvoorbeeld landmeters.  Zie de tabel hieronder.

Tabel strategische inhuur

*)  De totale bezetting is de som van vaste en tijdelijke aanstellingen en inhuur (in fte)
**) Tijdelijk budget, aanvraag formatie in Voorjaarsnota 2019

Soms wordt de strategische keuze gemaakt om in te huren op formatieplaatsen waarvan in de toekomst een krimp wordt verwacht, waar het dus niet verstandig is iemand in vaste dienst te nemen.

Voor 2019 is ten tijde van de voorjaarsrapportage ca. € 3,1 mln. begroot voor inhuur op grond van strategische keuzes.

Inhuur uit hoofde van flexibele schil

De toename in inhuurkosten uit hoofde van flexibele schil komt vooral door inhuur van ICT-specialisten, extra inzet van sluiswachters door vertraging in de oplevering van de Wilhelminasluis  en een standaard inzet van drie brugwachters per dienst op de centrale post gedurende het hele jaar.

Effect sterk sturen op inhuur

De grafiek hieronder laat zien dat het sturen op inhuur effect heeft. De daling die in 2018 is ingezet zet zich ook het eerste kwartaal dit jaar voort.

Capaciteitsbudget (totaal bedrag aan salaris en inhuur)

*) Bij de begroting 2019 is per abuis de salarisbegroting van B&W en Raad meegenomen in de cijfers. In een separate kolom (aangepaste primaire begroting 2019) wordt de juiste weergave getoond.

Het capaciteitsbudget laat een stijging zien van € 8,2 mln., die grotendeels gedekt wordt door andere budgetten.

• De toekenning van € 0,850 mln. uit het coalitie-akkoord is verwerkt in de salarisbegroting.
• De aanvragen vanuit de voorjaarsnota 2019 voor formatie-uitbreiding worden gedekt uit of hogere baten, reserves of algemene middelen.
• Daarnaast zijn materiële budgetten aangewend, zoals budget Slim Investeren, BUIG, Armoede, GGD, Vluchtelingen, Actieplan Poelenburg en Peldersveld (voor MO € 0,727 mln.)
• Invulling van taakstelling MO (€ 3,037 mln.)
• Uitstel van gedetacheerd personeel naar Werkom tot 1 april 2019 (€ 0,307 mln.)

Salarisbegroting: uitbreiding aangevraagd door stijging loonkosten

Ten opzichte van de originele begroting 2019 is de salarisbegroting per saldo gestegen met  € 1,862 mln. waarvan € 0,8 mln. uit materiële budgetten om personele kosten te kunnen betalen.

Bij de voorjaarsnota is een bedrag van € 0,5 mln. aangevraagd voor 2019 (resterende zes maanden) en € 1,0 mln. voor 2020 en verder. De toenemende complexiteit van het werk vraagt andere competenties van medewerkers. Dit resulteert in een andere functie indeling en brengt hogere salariskosten met zich mee. NB. Dit geldt ook voor de uurtarieven voor inhuur en salariskosten voor nieuwe medewerkers. De inhuurtarieven stijgen daarnaast vanwege schaarste op de markt. Daarnaast is een deel van de stijging onderhandelingsruimte voor aanpassing van lokale arbeidsvoorwaardenregelingen. Om financieel-technische redenen is dit bedrag wel begroot, maar nog niet verwerkt in de tabel salarisbegroting. Bij de Najaarsrapportage vindt nadere verwerking plaats.

Overige ontwikkelingen

Ontwikkelingen rond salarisbegrotingsmethodiek

Vanaf 2019 kunnen salarisbudgetten door een stelselwijziging nauwkeuriger worden berekend en toegekend aan afdelingen. Dit  biedt betere sturingsmogelijkheden voor de lijnorganisatie en een grotere transparantie voor de raad. Met ingang van de salarisbegroting 2019 wordt daarnaast een aantal niet begrote vaste personeelskosten voortaan begroot. De totale kosten zijn € 0,955 mln, die de organisatie binnen de eigen begroting heeft opgelost.

Boventalligheid

We streven naar zo min mogelijk boventalligheid. We lossen de gevolgen van veranderingen in de organisatie zo mogelijk intern op.
Begin 2019 waren er vier boventallige medewerkers, als gevolg van krimp door digitalisering. Drie van deze medewerkers hebben, door inspanning van de organisatie en de betreffende medewerkers, een functie gevonden buiten Zaanstad. Zij gaan in het eerste half jaar over naar hun nieuwe banen. Eén boventallige medewerker bereikt dit jaar de AOW-gerechtigde leeftijd. Ten tijde van de voorjaarsnota 2019 zijn er geen nieuwe medewerkers met de status boventalligheid bekend.

Ontwikkelingen cao gemeenten, financiële gevolgen nog onzeker

De onderhandelingen over een nieuwe cao (vanaf 1 januari 2019) zijn in volle gang. Financiële gevolgen voor de salarisbegroting zijn daarom nog niet bekend en komen bij de Najaarsrapportage aan de orde. Op dit moment is alleen de standaard indexering toegepast.   

WOB verzoeken, Artikel 51 en technische vragen

Transparantie bij het handelen van de gemeente staat voorop. De  instrumenten die de raad hierin direct of indirect ondersteunen, zijn van groot belang. We blijven kijken hoe we de informatie en besluitvorming aan de voorkant transparanter kunnen maken, waardoor er minder vragen ontstaan.

* dit betreft alleen de beantwoording van de technische vragen die gedeeld zijn met de hele raad.

Er zijn ook vragen rechtstreeks beantwoord aan het desbetreffende raadslid, die niet gedeeld zijn met de hele raad (deze vragen vallen niet onder de registratie).